La integración de metodologías para la mejora de la productividad y de herramientas tecnológicas para agilizar la comunicación y minimizar los errores ha transformado el funcionamiento de los procesos logísticos, haciéndolos más eficientes y seguros. En este artículo, nos detenemos en el intercambio electrónico de datos (EDI, Electronic Data Interchange).
En la cadena de suministro hay varios factores que influyen decisivamente en la calidad y eficiencia de los procesos:
- Sincronización y comunicación fluida entre todos los actores participantes, comenzando por fabricantes y distribuidores.
- Coordinación de todas las tareas necesarias.
- Trazabilidad de las mercancías: es fundamental conocer su ubicación en tiempo real y el recorrido realizado. En el caso de los alimentos que requieren transporte a temperatura controlada, es necesario además disponer de la información térmica en todo momento para garantizar el mantenimiento de la cadena del frío a lo largo de todo el recorrido.
La comunicación fluida entre los agentes que participan en la cadena logística es muy importante, pues todos deben disponer de la información que necesitan para llevar a cabo su función de la manera más eficaz posible. La cadena de suministro es un ecosistema complejo, con gran cantidad de datos a manejar. Cuanto mayor es el volumen de actividad, más posibilidades existen de que se produzcan errores, y eso, hoy en día, teniendo en cuenta la exigencia creciente tanto por parte de productores como de consumidores, es sinónimo de fracaso.
La tecnología aporta las herramientas necesarias para que el intercambio de información se produzca de forma instantánea y precisa. Una de ellas, de enorme valor en la actividad logística, es el EDI, que pone en contacto a los sistemas de información de las empresas para que compartan aquellos documentos y mensajes necesarios de forma ágil, inmediata y segura.
Algunos ejemplos serían: albaranes, avisos de expedición y de recepción, previsiones y confirmaciones de pedidos, facturas electrónicas o cualquier tipo de documentos de contabilidad y financieros.
Beneficios del EDI para la cadena de suministro
Entre los beneficios asociados al intercambio electrónico de documentos, encontramos:
- Estandarización: la información electrónica utiliza un lenguaje común, con lo cual se facilita la comunicación sin barreras entre los diferentes agentes.
- Agilidad: la automatización de gran cantidad de operaciones administrativas que antes se realizaban de forma manual aumenta exponencialmente la velocidad de los procesos.
- Ausencia de errores: además de agilidad, la utilización del EDI minimiza los fallos y aporta seguridad en el intercambio de información.
- Trazabilidad y seguimiento en tiempo real: con el apoyo de los dispositivos electrónicos adecuados, el intercambio electrónico de documentos permite disponer de información actualizada al instante sobre la situación de las mercancías y, en el caso de los productos que han de transportarse en frío, conocer su estado de conservación y las posibles fluctuaciones de temperatura que se hayan producido durante el trayecto.
Aunque implantar un EDI supone una inversión económica importante, los beneficios que aporta tanto a la operativa diaria como a la productividad lo convierten en una herramienta imprescindible en la operativa logística.
